向客戶提供報(bào)價(jià)單是新客戶詢盤(pán)后最便捷有效的回復(fù)方式。作為銷(xiāo)售商與采購(gòu)商之間重要的“聯(lián)系紐帶”，一份好的報(bào)價(jià)單不僅能方便客戶采購(gòu)，更能夠加深客戶對(duì)公司的印象、增強(qiáng)客戶的好感，甚至具有挽留客戶的作用。那么，既然報(bào)價(jià)單如此重要，寫(xiě)好它就需要下一些功夫了。
報(bào)價(jià)單的種類(lèi)、區(qū)別
1.圖片式
圖片式報(bào)價(jià)單顧名思義，以產(chǎn)品圖片作為整個(gè)報(bào)價(jià)單的重點(diǎn)內(nèi)容。這類(lèi)報(bào)價(jià)單能夠在向客戶直觀地展示產(chǎn)品外貌的同時(shí)令客戶對(duì)這一產(chǎn)品的價(jià)格、型號(hào)等情況一目了然。這也是批發(fā)零售公司及生產(chǎn)實(shí)體產(chǎn)品的公司最常采用的報(bào)價(jià)手段之一。
2.對(duì)比式
對(duì)比式報(bào)價(jià)單分為橫向和縱向兩個(gè)方面。橫向報(bào)價(jià)單將公司同一類(lèi)型、不同型號(hào)的產(chǎn)品進(jìn)行對(duì)比，方便客戶進(jìn)行比較、選擇適合自身情況的產(chǎn)品；縱向報(bào)價(jià)單通常以競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手公司的產(chǎn)品情況為“標(biāo)桿”，列出自家產(chǎn)品與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手產(chǎn)品的具體信息供客戶參考。
3.分析式
分析式報(bào)價(jià)單中不僅有產(chǎn)品的價(jià)格、型號(hào)等基本信息，還會(huì)寫(xiě)明產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)，分析產(chǎn)品和公司的具體情況，比如淡旺季、國(guó)際市場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)等，目的是說(shuō)服客戶不要猶豫、盡快下單。一般來(lái)說(shuō)有經(jīng)驗(yàn)的業(yè)務(wù)員才會(huì)采用分析式報(bào)價(jià)單來(lái)瞄準(zhǔn)客戶的“痛點(diǎn)”。
一份優(yōu)質(zhì)的報(bào)價(jià)單需要包含哪些內(nèi)容
1.head
即報(bào)價(jià)單開(kāi)頭。一般在這一部分會(huì)寫(xiě)明公司（銷(xiāo)售方）的基本資料，如工廠標(biāo)志（factory logo）、公司名稱（company）、地址（detailed address）、郵編（post code）、聯(lián)系人（contact）、聯(lián)系人職位（job title）、電話號(hào)碼（telephone no.）、傳真號(hào)碼（fax no.）、手機(jī)號(hào)碼（mobile no.）、郵箱地址（e-mail address）、線上聯(lián)系方式（messenger online）、公司網(wǎng)址（website address）等。此外，這一部分還需寫(xiě)明本次報(bào)價(jià)的基本信息，如報(bào)價(jià)單標(biāo)題（quotation/quotation form/price list）、編號(hào)（reference no.）、報(bào)價(jià)日期（date）、有效期（valid date）等。
2.產(chǎn)品基本信息
進(jìn)入報(bào)價(jià)單的主體部分，產(chǎn)品基本信息是重中之重。無(wú)論采用上述哪種類(lèi)型作為報(bào)價(jià)單的格式，以下幾個(gè)方面都應(yīng)盡量完整地出現(xiàn)在產(chǎn)品的基本信息當(dāng)中（括號(hào)內(nèi)根據(jù)具體情況選擇）：貨號(hào)（item no.）、型號(hào)（type）、產(chǎn)品名稱（product’s name）、【產(chǎn)品圖片（photo）】、產(chǎn)品描述（description）、原材料（materials）、規(guī)格（specification）、【尺寸（size）、長(zhǎng)度（length）、寬度（width）、高度（height）、厚度（thickness）、管徑（tube’s diameter）、口徑（caliber）、形狀（shape）、外觀顏色（colors）】、數(shù)量（quantity）
3.報(bào)價(jià)
根據(jù)具體情況選擇貿(mào)易方式（exw，fob，cfr，cif），報(bào)價(jià)除單位價(jià)格外還需包括裝運(yùn)港、目的港（loading port，destination port）、貨幣種類(lèi)、中銀匯率（currency，exchange rate）、貨幣單位（unit price/pcs，unit）等。
4.包裝條款及包裝報(bào)價(jià)
根據(jù)具體情況選擇包裝材料、包裝方式、包裝尺寸等，包裝費(fèi)用如果需客戶承擔(dān)，則要提供相應(yīng)的包裝報(bào)價(jià)。
5.付款方式
根據(jù)具體情況選擇付款方式。信用證l/c(letter of credit)一般為最常見(jiàn)的付款方式,此外還可以用電匯 t/t(telegraphic transfer)或付款交單d/p(document against payment)等來(lái)付款。
6.報(bào)價(jià)有效期限
這一點(diǎn)其實(shí)很重要：如果國(guó)際外貿(mào)形勢(shì)變動(dòng)（或運(yùn)費(fèi)、原料費(fèi)用、用人成本費(fèi)用等價(jià)格變動(dòng)），注明報(bào)價(jià)有效期限能夠盡可能地為銷(xiāo)售商減少損失。
7.交貨時(shí)間
通常根據(jù)貨物裝運(yùn)情況來(lái)確定一個(gè)大致范圍，不需要具體到某一天。
8.產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)、優(yōu)惠政策等
讓客戶“考慮一下”的好辦法。
撰寫(xiě)報(bào)價(jià)單需要注意的問(wèn)題
1.方便客戶統(tǒng)計(jì)和歸檔
無(wú)論采用哪種報(bào)價(jià)方式，報(bào)價(jià)單都應(yīng)該盡量清楚明白：既方便客戶瀏覽，也便于客戶日后的統(tǒng)計(jì)和歸檔（被客戶歸檔，說(shuō)明有長(zhǎng)期合作的希望）。
2.重要信息寫(xiě)在郵件正文
報(bào)價(jià)單如果較長(zhǎng)，可以把最重要的信息（產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格等）復(fù)制粘貼到郵件正文，方便客戶“抓重點(diǎn)”。
3.可提供多種文件格式
報(bào)價(jià)單除word版本外還可向客戶提供pdf和jpg格式版本，以防客戶的word軟件與自己提供的文件不兼容而造成亂碼、格式錯(cuò)誤等。
4.郵件標(biāo)題體現(xiàn)1v1
郵件標(biāo)題可寫(xiě)上客戶的姓名，如“to：xxx”或“for：xxx”，讓客戶擁有被重視之感，從而對(duì)公司產(chǎn)生好的印象。
把報(bào)價(jià)做好自然還不夠，如果沒(méi)有詢盤(pán)，沒(méi)有客戶一切做的再好也只是自我欣賞而已，最首要的還是要先掌握高效客戶開(kāi)發(fā)方法，能夠獲取到潛在客戶，快速實(shí)戰(zhàn)起來(lái)。